【徹底比較】プリンター レンタルとリースの違い｜費用・契約・導入メリットを完全解説

導入

オフィスや店舗運営に欠かせない設備のひとつがプリンターです。見積書・請求書・契約書・チラシ・社内資料など、印刷業務はあらゆる業種に必要不可欠です。

しかし、プリンターの導入方法には「購入」「リース」「レンタル」の3パターンがあり、どれを選ぶべきか迷う企業が非常に多いのが現状です。

特に最近では、コストを抑えながら高性能機種を使える「プリンターレンタル」や、長期安定運用に強い「リース契約」に注目が集まっています。

ここでは、両者の違いを費用構造・契約期間・保守体制・導入事例などの観点から詳しく比較し、失敗しない選び方を解説します。

なぜ今「レンタル」や「リース」が注目されているのか

かつては企業がプリンターを「購入」して所有するのが一般的でした。

しかし現在、次のような理由からレンタル・リースへ移行する企業が増えています。

初期費用を抑えられる

高性能なA3対応カラープリンターは、購入すると30万円〜80万円以上かかることもあります。創業期や小規模オフィスでは、この初期投資が大きな負担となるため、月額課金型のレンタル・リースを選ぶ動きが拡大しています。

機種の陳腐化リスクを回避できる

プリンターは技術の進化が早く、数年で印刷速度や省エネ性能が大幅に向上します。リースやレンタルなら、契約更新時に最新機種へ切り替え可能で、常に最新環境を維持できます。

メンテナンスの負担を軽減

レンタル・リースには多くの場合、メンテナンス・修理対応・トナー補充が含まれています。担当者がトラブル対応に追われることなく、業務を止めずに運用できます。

プリンター導入方法の3つの選択肢

それぞれにメリットとデメリットがあり、「利用期間」「印刷量」「コスト管理」の観点から選ぶのがポイントです。

プリンターレンタルの仕組みと特徴

レンタルは、1日〜数年の契約でプリンターを借りる方式です。初期費用が不要で、短期間の利用にも対応できるのが特徴です。

レンタルの一般的な流れ

1. 見積もり依頼（用途・期間・印刷量をヒアリング）
2. 契約確定（プラン・料金・サポート範囲を決定）
3. 納品・設置（専門スタッフが設置・設定まで実施）
4. 利用開始（日常業務やイベントで使用）
5. 返却・回収（契約終了後に撤去）

これらをすべて業者が対応するため、利用者は手間をかけずに運用可能です。

プリンターリースの仕組みと特徴

リースはリース会社が機器を購入し、利用者が月額で借りる長期契約です。契約期間は5〜7年が一般的で、毎月一定額のリース料を支払います。

リースのメリット

• 初期費用0円で導入可能
• 保守契約込みで安定運用
• 長期的に使うならコスト効率が良い

リースの注意点

• 契約期間中の途中解約が基本不可
• 機種変更や追加導入に制約あり
• 会計上はリース資産・リース債務として計上（オンバランス）

そのため、長期安定利用前提の企業向けです。

レンタル・リースの契約の仕組み

「レンタル」は“その都度借りる”サービスで、会計上は経費として処理されます。
一方「リース」は“長期間借りる”契約で、会計上は資産として扱われる点が異なります。
つまり、レンタルはサブスクに近く、リースはローンに近いイメージです。

レンタル・リース比較表

柔軟性を重視するならレンタル、コスト効率を重視するならリースが基本の選び方となります。

プリンターレンタル・リースの費用構造を分解

基本料金（固定費）

どちらの契約形態でも、毎月の固定料金が発生します。一般的には以下の要素を含みます。

カウンター料金とは

プリンター契約では「カウンター課金制」が一般的です。印刷1枚ごとに課金される仕組みで、印刷量が多い企業ほど総額が増えます。

この料金にはトナー代・保守費・部品交換費がすべて含まれているため、トナーを買い足す手間や突然の修理費の請求は発生しにくい設計です。

設置費・回収費

短期利用の場合は、設置・撤去の作業費がかかる場合があります。ただし、多くの業者では一定期間以上の契約で設置費無料キャンペーンを実施しています。

会計の基礎：オフバランスとオンバランス

• 財務を身軽に保ちたい、プロジェクト単位で導入したい場合はレンタル（オフバランス）が適合。
• 長期で固定的に使い倒す前提ならリース（オンバランス）が適合。

実際の費用シミュレーション

【短期レンタル】イベント・展示会での利用

• 契約期間：7日間
• 機種：A3対応カラーレーザー複合機
• 基本料金：¥20,000
• カウンター料金：カラー印刷500枚 × ¥10＝¥5,000
• 設置・撤去費：無料キャンペーン適用
• 合計：約¥25,000（税込）前後

設置・設定・回収込みでこの価格。印刷量の多い展示会でも、レンタルなら1回完結で非常に効率的です。

【長期リース】中小企業オフィスでの安定利用

• 契約期間：5年（60カ月）
• 機種：A3モノクロ複合機
• 月額リース料：¥12,000
• カウンター料金：モノクロ1円 × 月3,000枚＝¥3,000
• 月額合計：約¥15,000／年間約¥180,000／5年間で約¥900,000

5年以上使い続ける前提なら、リース契約を選ぶことで、管理コストを抑えつつ保守込みで安定運用が可能です。

【段階導入】短期レンタルで試してから長期レンタルへ

• 試験導入：3カ月間レンタル（¥12,000／月）
• 問題なければ長期レンタルに切り替え
• 契約は継続扱いのため、会計処理は経費（オフバランス）のまま一貫
• 移行時の審査・再設置などの手間が最小化

「レンタル→リース移行」は、契約主体・会計処理が変わるため実務上は手間が大きく非効率。現実的には「短期→長期レンタル」が合理的です。

レンタル・リースが選ばれる業界別利用シーン

スタートアップ・小規模オフィス

創業初期は設備投資を抑えたい時期。レンタルなら月数千円から最新機種を導入でき、業務をすぐに始められます。短期で事業が拡大しても、柔軟に台数を増減できるのがメリットです。

イベント・展示会運営会社

展示会や説明会では大量の資料やアンケートの印刷が必要。会場での短期利用が中心のため、1日〜1週間単位のレンタルが圧倒的に便利。設置・撤去も業者任せで、現地スタッフの負担を軽減します。

教育機関・塾・研修センター

試験期間や入学説明会のように季節的に印刷量が増える業界では、繁忙期のみレンタル導入が有効。必要な時期だけ台数を増やすことで、年間の固定コストを最適化できます。

印刷業・広告代理店

自社で大量印刷を行う業界では、常設リース＋スポットレンタルの併用が主流。繁忙期のみ台数を増やすことで、生産効率を高められます。

どんな企業に「レンタル」が向いているか

プリンターの導入方法にはさまざまな選択肢がありますが、近年はレンタルを選ぶ企業が増えています。理由は、柔軟性・初期費用・運用負担の少なさにあります。

リースは長期固定契約が前提ですが、レンタルなら必要な期間だけ・明朗会計で利用できるため、業種・規模を問わず導入ハードルが低く、今の時代に合った選択肢と言えます。

契約前に知っておきたい注意点5つ

プリンター契約では、月額料金だけを見て決めてしまうケースが多いですが、契約条件やサポート範囲を理解していないと後々トラブルに発展する可能性があります。特に注意すべきポイントは次の5つです。

1. 契約期間の確認
   リースは5〜7年が一般的で途中解約は不可です。レンタルは柔軟ですが、最低利用期間の有無を確認しましょう。
2. メンテナンス費用の範囲
   「メンテナンス込み」とあっても、部品交換やトナー補充が別料金の場合があります。月額費用にどこまで含むかを明確化しましょう。
3. 設置・撤去対応の範囲
   設置・初期設定・ネットワーク接続を代行してくれるかも重要です。
   外部業者調整の有無も確認しましょう。
4. 故障時の対応スピード
   修理までの目安日数、代替機の貸出可否、即日対応の有無を確認しましょう。
   業務停止を最小化できる体制が重要です。
5. 契約終了時の費用
   撤去費や運搬費の発生有無、返却条件を事前確認しましょう。短期レンタルほど見落としがちです。

導入前にチェックしたい項目リスト

この7項目を押さえるだけで、契約後のトラブルやコスト超過を大幅に防げます。

フジシステムレンタルの強み

• メンテナンス費0円で予算管理がしやすい
  月額費用に修理・トナー・保守が含まれ、予算計画が立てやすい。突然の修理費でコストが膨らむ心配がありません。
• 短期から長期まで完全対応
  1日単位の短期契約から、数年単位の長期契約まで幅広く対応。「イベント1週間」「試験導入3カ月」「常設2〜3年プラン」など、ニーズ別に最適プランを提案。
• ワンストップ導入支援
  問い合わせから見積もり・設置・回収まで自社スタッフが対応。外部調整不要で、初日からスムーズに稼働。
• 不要機器の下取り・回収対応
  古いプリンターの廃棄・回収にも対応。40kg以下の機種は無料引き取りできる場合もあり、入れ替えの手間を軽減します。

まとめ：目的に合わせて最適な方法を選ぼう

プリンターの導入は、単なる機器の購入ではなく、運用コストと利便性の最適化が重要です。

• 短期利用・イベント・試験導入 → レンタル
• 長期安定利用・社内常設 → リース

この判断軸を押さえるだけで、余計な費用や契約トラブルを防げます。

関連リンク・参考情報

関連記事：『【初めての方向け】プリンターレンタル完全ガイド｜仕組み・料金・メリットを解説』

この記事のまとめ

• レンタルは柔軟性・即時性に優れ、イベントや短期利用に最適。
• リースは長期安定運用・コスト効率に優れる。
• 契約前にはメンテナンス範囲・カウンター料金・撤去費用を確認。
• フジシステムレンタルなら、設置から回収までワンストップで完全サポート。