総務・経理担当者が知っておきたい「印刷コスト構造」の基本と、プリンターコスト削減のポイント

企業の“印刷コスト問題”が放置されている理由

「プリンターが古くて遅い」「トナーがすぐ切れる」「印刷がかすれて読めない」──こうした現場の声が届くたびに、頭を抱える担当者は多いのではないでしょうか。しかし、プリンターに関する不満の根本原因は、単なる“機械の老朽化”だけではありません。その裏側には、見えにくいコスト構造と、契約更新の不透明さが存在しています。

コスト構造を見えにくくしている3つの要因

①「いつ契約したか分からない」プリンターが社内に眠っている

多くの企業では、5年以上前に導入した複合機を、明確な更新計画もないまま使い続けています。その理由はシンプルです。

• リース契約が自動更新されている
• 当時の担当者が異動・退職して契約内容が不明
• 現状動いているため“問題なし”と判断している

この「なんとなく動いているから放置」という状態が、コスト削減を阻む最大の要因です。リースや購入契約は、導入時に初期費用や本体代を分割しているため、一見すると「支払いは終わった」と思いがちです。しかし、実際には保守費用やトナー代、カウンター料金が固定費として積み重なり続けているケースが大半です。

②経営層が把握しにくい“隠れコスト”の存在

印刷コストは、一般的に「トナーや用紙などの消耗品費」として処理されるため、経理上は“細かい経費”として扱われ、経営層の目に入りにくいのが実情です。しかし、企業全体で見れば決して小さな金額ではありません。

たとえば社員数30名規模の企業で、1人あたり月500枚印刷すると仮定すると──年間の印刷枚数は18万枚に達します。モノクロ印刷を2円、カラー印刷を20円とした場合、トータルで年間30〜40万円ものコストが発生している計算になります。

しかもこの中には、

• 故障対応や修理依頼にかかる人件費
• トナー発注や在庫管理の工数
• 各拠点・部署で異なる契約による重複費用

といった“見えないコスト”は含まれていません。つまり、多くの企業では「印刷コストの全体像を正確に把握できていない」のです。

③現場と経営層の“温度差”

現場では「使いにくい」「紙詰まりが多い」など具体的な不満が上がる一方、経営層からは「まだ使えるなら更新の必要はない」と判断されがちです。この温度差を生むのは、定量的な根拠の不足です。

もし、「このプリンターを更新すれば年間10万円削減できる」「保守費込みでコスト予測が安定する」といった明確なデータが提示できれば、判断は変わります。

そこで重要なのが、「印刷コストの構造を理解し、可視化すること」です。次章では、企業が見落としがちなコストの内訳を、数字とともに解説します。

プリンターのコスト構造を数値で理解する

印刷コストを削減する第一歩は、「何にいくらかかっているか」を正確に把握することです。多くの企業が“プリンター費用”を一括で経費処理していますが、実際には複数の要素が絡み合っています。

プリンターのコスト構造

①本体価格（購入・リース）

まず最初に発生するのが本体代金です。新品の複合機は、機能や印刷速度によって価格が大きく異なります。

リース契約では、これを5〜7年の分割払いにし、さらに保守費が上乗せされます。結果として、総支払額は本体価格の1.3〜1.5倍に膨らむケースも珍しくありません。

②消耗品費（トナー・ドラム・用紙）

次に無視できないのがトナー代です。印刷のたびに消費するため、ランニングコストに直結します。一般的な目安は以下の通りです。

月5,000枚印刷する場合、単純計算で

• モノクロのみ：月1万円前後
• カラー50%混在：月3〜5万円前後

1年間では最大60万円以上に達することもあります。しかも、ドラムや定着ユニットなどの部品交換費用も別途発生します。

③カウンター料金（保守契約）

リースや保守契約で発生する「カウンター料金」も、見落とされがちなコストです。カウンター契約とは、印刷枚数に応じて1枚あたりの料金を支払う仕組みを指します。モノクロ2円、カラー15円などが一般的です。

たとえば月3,000枚（うちカラー1,000枚）印刷する企業なら、

• モノクロ：2,000枚 × 2円 = 4,000円
• カラー：1,000枚 × 15円 = 15,000円

→ 合計 19,000円／月（年間228,000円）

このように、使えば使うほどコストが増えるのがカウンター契約の特徴です。印刷量が安定している企業ほど、「定額制レンタル」の方がコストを抑えやすい構造になります。

④保守・修理費

プリンターは精密機械です。長く使うほど、部品劣化や故障のリスクが高まります。修理費用の目安は下記の通りです。

これらを都度発注・手配するだけで、総務担当者の工数もかかります。レンタル契約であれば保守費込みで無償交換対応のため、突発コストが発生しません。

⑤電気代・人件費・管理工数

印刷コストの中で最も見えにくいのが、電気代と人件費です。特に古い機種は省エネ性能が低く、待機中でも電力を消費します。

• A3複合機（旧モデル）… 年間電気代 約8,000〜10,000円
• 新モデル（省エネ設計）… 約3,000〜5,000円

また、トナー注文・機器トラブル対応・紙詰まり解消など、総務担当者の“印刷関連工数”は、年間10〜20時間に及ぶといわれています。人件費換算すれば、年間数万円規模の損失です。

コストを「総保有コスト（TCO）」で見る重要性

印刷コスト削減を検討する際は、TCO（Total Cost of Ownership）＝総保有コストで考える必要があります。TCOとは、導入から廃棄までにかかる全ての費用のことです。本体代だけでなく、トナー・保守・修理・電気・人件費を合算して算出します。

たとえばA3複合機を5年間使った場合のTCO例：

つまり、1台の複合機に5年間で約190万円前後かかることになります。これを2〜3台運用している企業であれば、総額は500万円規模にもなります。

「安い機種を買う」だけでは削減にならない

ここでよくある誤解が、「安いプリンターを購入すればコスト削減できる」という考えです。確かに初期費用は抑えられますが、ランニングコストが高くつくケースが非常に多いです。安価な機種はトナー容量が小さく、交換頻度が高く、さらに、メーカー保証が短く、修理時には全額自己負担となります。結果的に、5年単位で見れば高額機種よりも総コストが上回る場合もあります。

コスト削減の本質は、「初期費用ではなく、運用トータルでの最適化」にあります。

コストを可視化すれば、改善ポイントが見えてくる

ここまで見てきたように、プリンターには多層的なコストが存在します。表面上のリース料金やトナー代だけを見て判断するのは危険です。

本体代＋保守＋トナー＋電気＋人件費──これらを合算して初めて、真の印刷コストが見えてきます。

次は、この複雑なコスト構造を根本的に変える手段、「プリンターレンタルによる固定費の最適化」について、具体的に解説していきます。

印刷コスト削減のための3つの戦略

印刷コストを削減するには、「印刷量を減らす」だけでは不十分です。むしろ重要なのは、印刷を“仕組みで最適化”することです。ここでは、すぐに実践できる3つの戦略を紹介します。

戦略①：印刷ルールの整備と運用の可視化

まず、コスト削減の出発点は「現状把握」です。どの部署が、いつ、どのくらい印刷しているのかを把握できなければ、改善施策は打てません。

具体的な取り組みとしては以下のようなものがあります。

• ユーザー別の印刷ログを取得する
  → 誰がどのくらい印刷しているかを可視化
• モノクロ印刷をデフォルト設定に
  → カラー印刷の比率を下げるだけで、平均20〜40％削減
• 両面印刷を標準化する
  → 用紙代を単純に半減できる

こうした設定は、IT管理部門ではなく総務側でも簡単に導入可能です。たとえば、プリンタードライバ設定を社内で統一するだけで、翌月から数千円単位の削減につながることもあります。

ポイント：意識ではなくルールで削減する
一度設定すれば、社員全員が自然に節約行動を取る仕組みになります。

戦略②：印刷量・カラー比率の定期モニタリング

印刷コストの約7割は「トナー消費」に起因します。特にカラー印刷は、モノクロの約7倍のコストがかかります。したがって、カラー比率を定期的にチェックすることが重要です。月次で印刷ログを集計し、以下のようにグラフ化すると効果的です。

このように可視化することで、「営業部だけがカラー印刷比率が突出している」などの傾向が見えてきます。その上で、印刷ルールを部門単位で最適化すれば、さらに無駄を減らせます。

ポイント：測定できないものは、改善できない
まずは数字で“印刷の現状”を見える化することから始めましょう。

戦略③：設備そのものを見直す

ここまでの取り組みで印刷量を最適化しても、根本的な「コスト構造」を変えなければ、長期的な削減は難しいのが現実です。なぜなら、リース契約や購入モデルでは以下の課題が残るからです。

• 保守費やトナー代が“変動費化”しており、月ごとに変動
• 故障時に追加費用が発生
• 契約期間が長く、更新時期を逃すと自動延長される
• 機種が古くても買い替えに踏み切れない

これを解消するのが、「プリンターレンタル」という選択肢です。

レンタルプリンター導入による固定費の最適化

プリンターレンタルでは、月額定額制で本体費用・トナー・保守費がすべて込みになります。つまり、印刷コストを“完全に固定費化”できるのが最大のメリットです。

結果として、コストの「見通し」と「安定性」が大幅に向上します。中長期的に見ると、経費削減＋業務効率化の両立が可能になるのです。

プリンターの「リース」「購入」「レンタル」の比較

ここからは、リースや購入と比較しながら、なぜレンタルがコスト削減に直結するのかを、具体的な数字と事例で解説します。

リースや購入に潜む“固定費の罠”

リース契約は一見便利に見えますが、実際には以下の課題を抱えています。

• 契約期間が長く、途中解約が難しい
• 機種の入れ替えに柔軟性がない
• トナーや部品代が別請求
• カウンター料金が累積し、実質的に変動費扱い

結果として、月額支払額が読みにくくなり、総務部では「実際にいくら使っているのか分からない」という状態に陥ります。これに対し、レンタル方式は1台あたりのコストが完全に明示されるため、経理処理も簡潔で、管理コストも同時に削減できます。

【参考】フジシステムレンタルの料金体系の特徴

フジシステムレンタルでは、本体代0円・保守費0円・トナー費込みの月額定額制を採用しています。

さらに、契約期間に縛りがなく、短期・中期での柔軟契約が可能です。

この料金モデルは、特に「固定費をコントロールしたい中小企業」に最適です。導入時に予算申請しやすく、経営層への説明もしやすい設計になっています。

「初期費用0円」が生むキャッシュフロー改善効果

プリンターレンタル最大の魅力は、やはり初期費用0円です。

一般的なリース契約では、契約初月に「前払リース料」「保証金」「設置費用」などが発生しますが、フジシステムレンタルではそれらがすべて不要。たとえば、リース契約で50万円の複合機を導入した場合、月額8,000円×72回＝総額576,000円＋初期費用3〜5万円が必要になります。

一方でレンタルの場合は、月額12,000円前後でトナー・保守込み。初期費ゼロのため、初月から黒字運用が可能です。

年間で見れば、キャッシュフローへのインパクトは非常に大きく、創業期や資金繰りに敏感な企業にとっては特に有効な選択肢です。

トラブル対応のスピード＝業務効率

リースや購入機では、故障時にメーカー修理を依頼する必要があり、見積・発注・修理日程の調整に1〜2週間かかることもあります。その間、現場は印刷ができず業務が停滞します。

一方、フジシステムレンタルでは代替機を即日または翌営業日に発送し、印刷業務の停止時間を最小限に抑えます。これは単なる「保守対応の速さ」ではなく、業務生産性を守る仕組みといえます。

定額制によるコスト予測のしやすさ

リース契約では、印刷枚数が増えるたびにカウンター料金が加算され、「月によって請求額が変わる」ことが悩みの種になります。レンタル契約では、印刷枚数・トナー費・修理費すべてが月額に含まれるため、経理処理がシンプルで、予算管理が容易になります。経営層にとっても、「印刷費＝固定費○万円／月」と明確に報告できるのは大きな安心材料です。

フジシステムレンタルが選ばれる5つの理由

初期費用0円・保守費0円のシンプルな料金体系

印刷コスト削減を考えるとき、最も効果的なのは「変動費を固定費化」することです。フジシステムレンタルは、本体代・トナー代・保守費すべて込みの定額制。契約時にまとまった資金を用意する必要がなく、初月から固定コストのみで運用がスタートできます。また、トナーやドラムの交換もすべて料金内に含まれているため、突発的な支出がありません。

経理・総務目線のポイント

• 見積書・請求書の科目が「月額定額（リース・消耗品込み）」で処理しやすい
• 突発コストがゼロ → 年間予算計画が立てやすい

料金・プランを見る：https://rentalprinter.net/price-printer/

審査不要・最短翌営業日導入

リース契約では、審査や契約書の締結、メーカー納品までに2〜3週間かかるのが一般的です。一方、フジシステムレンタルでは、審査なし・最短翌営業日に導入可能。

創業期の企業や、拠点追加・短期プロジェクトなど、スピードが求められる現場で特に重宝されています。

A3・A4・カラー・モノクロ、最適機種をプロが選定

「どの機種を選べばいいか分からない」そんな声に応えるのが、最適機種の提案サービスです。

• A3対応で図面印刷したい
• 契約書・請求書が多くモノクロ中心
• 月間印刷枚数をベースに最適モデルを選びたい

用途・印刷量・コストバランスをもとに、専門スタッフが最適な機種を選定。メーカーごとの細かい違い（印刷速度・消耗品コスト・メンテナンス性）も比較しながら、「余計な性能を省き、必要十分な構成」で導入できます。

安心の保守体制（故障時は即日交換対応）

プリンターは、使い続ければ必ず劣化します。そのときに差が出るのが、対応スピードです。フジシステムレンタルでは、全国即日対応可能。故障時は、状況に応じて「現地修理」または「代替機発送」で対応します。この仕組みにより、印刷停止による業務ロスを最小限に抑えられます。

コスト削減だけでなく、“止まらない環境”を提供するのが真の価値です。

中小企業を支える豊富な導入実績

フジシステムレンタルは、小規模な事務所から従業員数100名規模の企業まで、中部・関西エリアを中心に多数の導入実績を持ちます。

導入企業の多くが、「トナー発注が不要になった」「経理処理がラクになった」と回答。単なるレンタルではなく、“管理工数を削減する仕組み”として高く評価されています。

導入から運用までの流れ

「手続きが難しそう…」「現場が混乱しないか…」そんな心配は不要です。導入から稼働まではスムーズに完了します。

ステップ①：問い合わせ・無料見積依頼

まずは問い合わせフォームまたは電話で現状をヒアリングいたします。印刷枚数・用途・導入目的（例：コスト削減、支店追加、短期利用など）を確認し、最適な機種と料金プランをご提案します。

フォーム入力は1分ほど。見積依頼後、翌営業日までに担当者がご連絡します。

ステップ②：ヒアリング・最適プラン設計

現状の印刷量・台数・使用頻度をヒアリングし、最もコスト効率の良いプランを設計します。

• 現在のリース残期間がある場合も柔軟に対応
• 複数拠点導入も可能
• 必要に応じて、印刷ログをもとに枚数試算も実施

社内稟議や経営層への説明のサポートもいたします。

ステップ③：納品・設置・初期設定

導入決定後、最短翌営業日には機器を発送いたします。設置や設定について、ご不明点や不安なことがありましたら、サポート可能ですのでお気軽にお問い合わせください。

ステップ④：運用・保守サポート開始

設置後も、トラブルがあれば即日対応いたします。トナー残量・部品交換・印刷トラブルを確認し、必要に応じて出張または交換対応します。また、契約期間中の追加費用は一切発生しません。「使い続けるほど安心が積み重なる」サービスを目指しております。

ステップ⑤：契約更新・機種入れ替えもスムーズ

契約期間満了時には、自動延長または機種入れ替えを選択可能。最新機種へのアップデートも柔軟に対応します。リースのような「更新手数料」「違約金」も不要です。

まとめ：コスト構造を理解すれば、無理なく「効く対策」が打てる

プリンターや複合機まわりの費用は、つい「細かい経費」として見過ごされがちですが、本体代・トナー・カウンター料金・保守・電気代・人件費まで含めて捉えると、1台あたり数100万円規模のコストになることも少なくありません。

本記事では、総務・経理担当者の方が押さえておきたいポイントとして、次の内容を整理しました。

• 印刷コストが「見えにくい」状態になってしまう3つの要因（契約の不透明さ／隠れコスト／現場と経営層の温度差）
• 本体価格・消耗品費・カウンター料金・保守費・電気代・人件費を含めた「コスト構造」と「TCO（総保有コスト）」という考え方
• 印刷ルールの整備、印刷量・カラー比率のモニタリング、設備そのものの見直しという3つの戦略によるコスト削減アプローチ
• リース・購入・レンタルの比較と、プリンターレンタルによる「固定費の明確化」と「管理工数削減」のメリット

大きなプロジェクトとして構えなくても、まずは「現状いくらかかっていそうか」をざっくり可視化し、ルールの見直しや、レンタルなどの選択肢を検討するだけでも、中長期的なコスト削減と業務の安定につながります。

「どこから手をつければ良いか分からない」という場合は、現在の印刷環境とコストイメージを整理したうえで、専門事業者に一度相談してみるのも有効です。

総務・経理担当者の方が、無理なく・納得感を持って自社の印刷コストをコントロールしていくための一助になれば幸いです。