【保存版】プリンター故障時の対処法｜短期レンタルで業務を止めないための緊急対応マニュアル

はじめに：プリンター故障は「業務停止」の危機！不安を解消する方法とは

プリンターや複合機が突然止まると、業務全体が遅延し、現場は即座に混乱します。請求書・見積書の印刷、社内資料の出力など、日々の仕事は「印刷できること」を前提に成り立っているため、故障は小さなトラブルでは済みません。

さらに、

• 修理にどれくらい時間がかかるのか
• 追加費用が発生するのか
• 誰に連絡すれば良いのか

といった判断をすぐに求められるため、担当者の負担は大きくなりがちです。

本記事では、こうした状況に直面した際に、

• 「まず何をすべきか」
• 「費用負担はどうなるのか」
• 「業務を止めないための現実的な選択肢」

を、順序立てて明快に解説します。

この記事を読むことで、

• 故障対応の正しい流れを把握できる
• 修理費・交換費用の不安を解消できる
• 「今後、故障で業務が止まらない運用」を実現するための判断基準が手に入る

という状態になれるはずです。
次章では、まず故障した瞬間に何をすべきか（ファーストアクション）を解説します。

緊急対応：故障発生時に「業務を止めない」ためのファーストアクション

プリンター・複合機の故障は、起きた瞬間に業務全体へ影響が及びます。まず重要なのは、「正しい順番で判断すること」です。この章では、最短で業務を復旧させるための初動手順を整理します。

最初に行うべきは「原因の切り分け」

多くの“故障”は、本体の不具合ではありません。以下の3点は、現場で最も多く見られる原因です。

用紙・トナー・電源の確認

• 用紙切れ・トレーの未挿入
• トナー／インク切れ
• 電源コードやLANケーブルの抜けかけ

これらは本体故障ではなく、操作系トラブルに該当します。

ネットワーク環境の変更

• ルーター交換
• IPアドレス変更
• Wi-Fiの接続先切り替え

印刷できない場合、実はプリンター側ではなくPC側の設定が原因であることも多いです。

エラーコードの確認

表示されているエラー番号を控えておくと、サポートへの連絡がスムーズになります。

連絡先は「メーカー」ではなく“契約先”

プリンターは、導入形態によって問い合わせ先が異なります。

• リース契約 → リース会社（販売店）
• 購入＋保守契約 → 販売店または保守会社
• レンタル → レンタル会社

メーカーに直接連絡しても対応は始まりません。契約先が、メーカー修理手配・代替機準備を行うためです。適切な窓口へ迅速に連絡することで、復旧までの時間を大幅に短縮できます。

サポート依頼時に伝えるべき情報

下記を伝えると、状況把握と対応判断が最速で進みます。

• 機種名・型番
• エラー内容（番号・表示文）
• 症状が発生したタイミング
• 現時点で行った操作
• 業務影響の度合い（「本日中に必要」など）

サポート担当者はこれらをもとに、

• 「電話・リモートで即時解決できる問題なのか」
• 「訪問・交換が必要か」

を判断します。

設定トラブルでなければ、対応は2パターン

原因が本体側にあると判断された場合、契約形態に応じて以下の対応になります。

パターン①：訪問保守（オンサイト）

販売店・メーカー技術者が訪問して修理します。保守契約がある場合は追加費用が発生しないケースが一般的です。

パターン②：本体交換・代替機の提供

故障が深刻な場合や、部品入荷に時間がかかる場合は、代替機が手配され、印刷業務を継続可能になります。
この「代替機を即日〜数日で用意できるかどうか」が、販売店・レンタル会社の対応品質を大きく分けるポイントです。

「業務を止めない」ための選択肢としてのレンタル

ここで押さえておきたいのが、業務停止リスクを最小化する手段として“レンタル”が非常に強いという点です。レンタル会社は、以下を標準で提供することが多いためです。

• 故障時の代替機の即時手配
• 設置〜設定までの一括対応
• 追加費用なしでの修理・交換（自然故障）
• 機器が古くなった際の入れ替えが容易

つまり、「故障したらすぐ代替機」というフローがシステムとして整備されているため、リース・購入よりも“業務を止めない仕組みとして強い”という特徴があります。

緊急対応まとめ

• 故障時はまず 原因の切り分け
• メーカーではなく 契約先へ連絡
• サポート依頼時は エラー内容・状況を明確に伝える
• 設定問題でなければ、訪問修理 or 代替機 の2択
• 代替機対応の速さは、レンタル業者の大きな強み

次の章では、最も不安の大きい「修理代は誰が負担するのか？」について、レンタルと購入それぞれの費用ルールを明確に整理します。

【最重要】修理代は誰が払う？レンタル中の故障に関する費用負担ルール

プリンター・複合機の故障で最も気になるのが、「修理代はいくらかかるのか？追加費用は発生するのか？」という点です。ここでは、レンタル／リース／購入の違いを踏まえつつ、特にレンタル利用者が知っておくべき“費用負担の原則”を明確に整理します。

結論：レンタルの自然故障は基本「追加費用ゼロ」

レンタルプリンターの故障対応は、ほとんどの場合無償対応です。

• 印字がかすれる
• 異音がする
• 電源が入らない
• ローラー不良
• 部品の経年劣化
• エラーコードが出て動かない

これらは“自然故障”に該当し、修理費・部品代・技術料・代替機費用すべてゼロで対応されるケースが一般的です。

レンタルは「利用者が機械を所有していない」仕組みのため、機械そのものの故障リスクはレンタル会社側が負うという考え方。この構造が、レンタル最大の強みでもあります。

レンタルプリンターの故障対応が有償になるケースは、基本は“利用者過失”のみ

無償対応の例外となるのが、以下のような利用者過失による故障です。

• 異物混入
  クリップ、ホチキス針、名刺、紙片などを落としてしまい故障に至るケース。
• 水濡れ
  飲み物をこぼす、加湿器の結露がかかるなど。
• 落下・衝撃
  移動時に倒す、ぶつける…などの物理的破損。
• 不適切な用紙・設定
  ラベル紙・厚紙・封筒などを推奨外の経路で無理に印刷するなど。
• 内部破損につながる誤った操作
  紙詰まり時に内部パーツを無理に引きちぎる など。

ただし、このようなケースは契約書上も明確に「利用者負担」と定められているため、リスクは把握しやすいといえます。

プリンターのリース・購入の場合、修理代は「原則ユーザー負担」

対して、レンタル以外の契約形態（リース／購入）では、故障のたびに修理代・部品代が都度発生する場合が多く、費用負担は次のようになります。

リース契約

• 本体料金の支払い義務は継続（故障しても月額は止まらない）
• 修理費：保守契約があれば無料、なければ全額ユーザー負担
• 保険適用：火災・落雷・水害などは保険で対応される場合も

購入（現金・ローン）

• 修理費：基本的にすべてユーザー負担
• メーカー保証期間外の場合：部品代＋技術料で高額になりやすい
• 古い機種の場合：部品在庫がなく、買い替えが必要になるケースあり

リース・購入は「所有者がユーザー」になるため、レンタルと違って“機械の故障リスクまでユーザー側にある”点が大きな違いです。

トナー・ドラムなど「消耗品」が原因の場合はどう扱われるか？

ここは誤解されやすい部分のため、整理しておきます。

• 消耗品の劣化でエラーが出た場合
  例：ドラム寿命、定着器の交換時期
  → レンタルでは無償対応が一般的。
  （契約プランによっては有償になる場合あり）
• トナー切れは？
  カウンタープランのレンタル → トナー無料が多い
  月額のみプラン → トナーは別途購入
  リース＆保守契約 → トナー無料のケースが多い

消耗品まわりは契約形態で差が出やすいため、契約前の確認が重要です。

代替機の提供は「ほぼレンタルだけが持つ強み」

リース・購入の場合、故障時に代替機が出ることは多くありません。理由はシンプルで、販売店側に「予備在庫」を確保する義務がないためです。

一方、レンタル会社は代替機を常備・提供する仕組みが整備されています。

• 故障 → すぐに別機体へ交換
• 部品取り寄せ → その間は代替機で業務継続
• 修理不能 → 別機種への入れ替え

といった対応が可能です。この「代替機対応」「入れ替え前提で使える」安心感が、レンタルが故障に強いと言われる最大の理由です。

レンタル中の故障に関する費用ルールまとめ

項目	レンタル	リース	購入
自然故障	追加費用ゼロ	保守契約あり→無料	基本有償
部品交換	無料（プランによる）	保守契約次第	有償
利用者過失	有償（明確に定義）	有償	有償
代替機提供	あり（標準）	原則なし	なし
本体の所有	レンタル会社	リース会社	自社
修理期間中の業務継続	◎ 容易	△ 代替機なしが多い	△

結論：故障時の費用リスクを最も抑えられるのは「レンタルプリンター」

• 自然故障 → 無償
• 代替機 → 即手配
• 修理不能 → 別機体へ入れ替え
• 追加費用 → 最小限

この構造により、“故障＝出費” の心配が最も少ないのがレンタルプリンターです。購入・リースの場合は、故障するたびにコストが積み上がるため、中長期で見れば費用リスクが大きくなる傾向があります。

次章では、故障中でも業務を止めないための「プリンター短期レンタル」について、具体的なメリットと活用シーンを解説します。

プリンターが止まったら即解決！「プリンター短期レンタル」という選択肢

プリンター・複合機が故障し、「修理に数日かかる」「部品の取り寄せが必要」と判明した時点で、業務を止めずに復旧する最も確実な方法が「プリンターの短期レンタル」です。

プリンターの短期レンタルは、業務の継続を第一優先にしたい企業が、故障時に選ぶ“非常に実用的な手段”として活用されています。

プリンターの短期レンタルが選ばれる3つの理由

理由①：とにかく早い（最短即日〜翌日納品）

短期レンタル用の機器は業者が在庫として確保しているため、「今日中に印刷を再開したい」というニーズに応えられるケースがあります。修理よりも圧倒的に早く、新品購入よりも確実にスピードが出ます。

理由②：修理完了後は返却するだけ。保管負担ゼロ。

修理完了後は、短期レンタル機を返却するだけで完了。機器の置き場を確保する必要もなく、後処理の手間も最小限です。新品購入にありがちな「せっかく買ったから使い続けるしかない」という縛りも発生しません。

理由③：修理不能なら、短期→長期レンタルへの切り替えも可能

もし故障した機種が古く、修理コストが高い・部品がないといった状況なら、短期レンタル機をベースにそのまま長期レンタルへ移行することもできます。

• 機種の選び直し
• 印刷量の見直し
• カラー／モノクロ構成の最適化
• 拠点移転や増設にも柔軟に対応

といった“運用改善のタイミング”としても活用できます。

短期レンタルが特に効果を発揮するシーン

故障中のプリンターの対応が下記のような状況では、つなぎとしてプリンターの短期レンタルが非常に有効です。

• 訪問サポートまで数日かかる
• 部品の調達に時間がかかる
• 修理が連続しており、業務影響が大きい
• 繁忙期で印刷量が多い
• 期間限定の現場（選挙・イベント・工事現場など）
• 仮設オフィスで新規機材を準備する必要がある
• 保守契約が切れており、修理費が高額になる可能性がある

重要なのは「印刷が止まらない状態を確保すること」です。短期レンタルは、まさにこの目的に最も適した手段です。

導入手順はシンプルで、現場の負担が少ない

短期レンタルの流れは次の通りです。

1. 故障状況と必要な機能要件を共有
2. 業者が在庫から最適な機種を選定
3. 最短で納品
4. 設置・設定
5. 修理完了後に返却

「相談 → 提案 → 納品 → 稼働」までが一気に進むため、現場はほとんど手間をかけずに印刷業務を再開できます。

結論：修理を待つより「短期レンタル」で業務を止めない

プリンターが故障した際、

• 修理完了までの時間
• 新品購入までの納期
• 外部の出力サービスへの依存

これらをすべて解決できるのが短期レンタルです。業務停止の損失を考えると、短期レンタルは非常に合理的かつ迅速な選択肢といえます。

まとめ：「故障の不安」を「安心と効率」に変える次の一手

プリンターや複合機の故障は、単なる機械トラブルではなく、請求書・見積書・社内資料など、日々の業務を一気に止めてしまうリスク要因です。

本記事では、

• 故障発生時のファーストアクション（原因の切り分け／契約先への連絡）
• レンタル利用時の費用負担ルール（自然故障は原則追加費用ゼロ）
• 修理期間中に業務を止めないための「プリンター短期レンタル」という選択肢

を中心に整理しました。

ポイントは、「故障しないように祈る」のではなく、「故障しても業務が止まらない仕組みを用意しておく」ことです。

そのための具体的な次の一手としては、例えば次のようなステップが考えられます。

• 自社のプリンター導入形態（購入／リース／レンタル）と連絡先を整理しておく
• 故障時にどこまで無償対応されるのか、契約内容を一度確認しておく
• 修理に時間がかかる場合の選択肢として、「プリンターの短期レンタル」が使える業者を候補に入れておく

こうした準備をしておけば、次にトラブルが起きたとしても、「まずはここに連絡すればいい」「最悪、短期レンタルに切り替えれば業務は止まらない」という状態をつくることができます。

故障のたびに慌てるのではなく、“故障しても業務が止まらない仕組み”を今のうちに整えておくことが重要です。

その第一歩として、まずは短期レンタルの相談から始めてみませんか？