【業種・用途・シーン別】おすすめプリンター診断｜購入・リース・レンタルの選び方も紹介

最適なプリンターを選び、業務負担を軽減

「プリンターを買い替えたいけど、どの機種を選べばいいか分からない」「正直、自社が月に何枚印刷しているのか把握していない」――こうした悩みを抱える総務・管理部門の担当者は少なくありません。

実際、多くの企業では印刷枚数を正確に測定しておらず、「なんとなく今のプリンターを使い続けている」「故障したら慌てて買い替える」というケースが大半です。しかし、適切なプリンター選びができていないと、以下のような問題が発生します。

• オーバースペック:高性能すぎる機種を導入し、無駄なコストを払い続けている
• アンダースペック:処理能力不足で頻繁に故障し、現場からクレームが絶えない
• 突発的な出費:修理費やトナー代が想定外に膨らむ
• 業務停止リスク:重要な業務タイミングで印刷できず、納期遅延が発生

本記事では、「印刷枚数を正確に把握していなくても大丈夫」という視点で、業種・用途・シーン別にプリンターを診断し、最適な選択肢を提案します。さらに、購入・リース・レンタルの比較を通じて、総務担当者の負担を減らす方法まで解説します。

なぜ印刷枚数の把握が重要なのか

プリンター選びで最も重要なのは、「自社の印刷ニーズに合った機種を選ぶこと」です。しかし、多くの企業では以下の理由で適切な選定ができていません。

理由1:印刷ログを取得していない

ほとんどのオフィスでは、誰がいつ何枚印刷したかを記録していません。そのため、「月間どのくらい印刷しているのか」が分からず、機種選定の根拠がないまま、販売店の提案をそのまま受け入れてしまいます。

理由2:部署ごとに印刷量が大きく異なる

営業部門は提案資料で大量にカラー印刷する一方、管理部門は請求書のモノクロ印刷が中心、といったように部署によって使い方が全く違います。全社で1台のプリンターを共有している場合、一部の部署に合わせた選定をすると、他の部署で不満が出ます。

理由3:「壊れたら買い替える」という後手対応

プリンターが故障してから慌てて新機種を探すため、じっくり比較検討する時間がなく、「とりあえず在庫があるもの」「営業に勧められたもの」を選んでしまいます。結果として、自社に合わない機種を数年間使い続けることになります。

【簡易診断】業種・用途別の印刷枚数目安

「正確な印刷枚数は分からないけど、だいたいの目安を知りたい」という方のために、業種・規模別の印刷枚数目安を整理しました。

この表を参考に、自社がどのゾーンに当てはまるかを確認してみましょう。ただし、これはあくまで目安です。次の章では、より具体的な「シーン別診断」で最適なプリンターを見つけていきます。

【診断スタート】あなたの会社で最も多い印刷シーンは?

印刷枚数よりも重要なのが、「何のために印刷するか」です。上の表から、自社で最も当てはまるシーンを1つ選んでください。

※各シーンの詳細な特徴や注意点は、このあと「印刷枚数別プリンター選定ガイド」やレンタルのメリットの章で補足しています。まずは上の表で、おおまかな方向性をつかんでください。

印刷枚数別プリンター選定ガイド

シーン診断に加えて、月間のおおよその印刷枚数が分かる場合は、下記の早見表を目安に機種を選びましょう。

月間500枚未満:小規模オフィス向け

該当する企業

• 従業員5名以下のスタートアップ
• ペーパーレス化が進んでいるIT企業
• 士業の個人事務所

おすすめ機種タイプ

• エントリークラスのA4複合機
• インクジェットまたは小型レーザー
• 本体価格:8〜15万円程度

注意点

印刷枚数が少ないからといって家庭用プリンターを選ぶのはNGです。ビジネス用途では、待機時の安定性、ネットワーク接続の信頼性、保守サポートが重要になります。

月間500〜3,000枚:中規模オフィス向け

該当する企業

• 従業員10〜30名の中小企業
• 営業・事務部門がある一般企業
• 士業・コンサル・不動産業など

おすすめ機種タイプ

• ミドルクラスのA3対応複合機
• モノクロ高速レーザー または カラー対応機
• 本体価格:25〜50万円程度

ポイント

このゾーンが最も選択肢が多く、迷いやすい領域です。「カラー印刷が本当に必要か」「A3サイズを使うか」を明確にすることで、無駄なコストを削減できます。

月間3,000枚以上:大規模オフィス・高頻度利用向け

該当する企業

• 従業員30名以上の企業
• 製造業・小売業・物流業など印刷量が多い業種
• 複数部署でプリンターを共有

おすすめ機種タイプ

• ハイエンドクラスの業務用複合機
• 高速レーザー(毎分40枚以上)
• 大容量トレイ・フィニッシャー付き
• 本体価格:80万円〜

重要な判断基準

このレベルになると、単なる「機種選定」ではなく、「保守体制」「トナー供給の安定性」「故障時の代替機対応」まで含めた総合的な判断が必要です。購入よりもレンタルやフルサポート契約を検討すべきゾーンです。

故障リスクと業務への影響――「問い合わせが減る」メリット

総務担当者にとって、プリンター関連の問い合わせは大きな負担です。「印刷できない」「紙詰まりが直らない」「トナーが切れた」――こうした問い合わせが1日に何度も発生すると、本来の業務に集中できません。

よくあるプリンタートラブルと対応工数

仮に月10件のトラブル対応が発生し、1件あたり平均30分かかるとすると、月5時間=年間60時間がプリンター対応に消えていることになります。これは年間約7.5日分の労働時間に相当します。

故障しにくいプリンターを選ぶメリット

• 問い合わせ件数が激減:月10件→月2〜3件に削減可能
• 本来業務に集中できる:トラブル対応工数を他の業務に振り分け
• 現場の不満が減る:「また止まった」というストレスがなくなる
• 急な修理費用が発生しない:予算管理がしやすくなる

「故障しにくさ」を実現する3つの条件

条件1:業務用モデルを選ぶ

家庭用プリンターは低価格ですが、連続稼働を前提に設計されていません。1日に数十枚印刷するだけで劣化が早まります。業務用モデルは、月間印刷可能枚数が明記されており、耐久性が全く違います。

条件2:定期メンテナンスが組み込まれている

購入したプリンターは、メンテナンスを自社で手配する必要があります。一方、レンタルやフルサポート契約では、定期点検やトナー交換が自動的に実施されるため、故障の予兆を早期発見できます。

条件3:故障時の代替機対応がある

どんなに信頼性の高い機種でも、故障ゼロは不可能です。重要なのは、故障時に「すぐに代替機が届く」体制があるかどうかです。レンタルサービスでは、故障連絡から24時間以内に代替機を発送するケースもあります。

購入 vs リース vs レンタル徹底比較

プリンターの導入方法には、大きく分けて「購入」「リース」「レンタル」の3つがあります。それぞれの特徴を比較しましょう。

購入が向いている企業

• 印刷枚数が極端に少ない(月100枚未満)
• 初期投資の余裕がある
• トラブル対応を自社で完結できる

リースが向いている企業

• 大企業で長期契約が前提
• 経理処理上、リースが有利
• メーカーとの直接契約を希望

レンタルが向いている企業

• 初期費用を抑えたい中小企業
• 契約期間の柔軟性を重視
• 故障時の迅速な対応を求める
• トナー管理・保守対応を外部委託したい

レンタルが最適な企業の特徴

プリンターレンタルは、以下のような企業に特におすすめです。

特徴1:印刷枚数を正確に把握していない

レンタルであれば、月額定額制で印刷枚数が増えても追加費用が発生しないプランも存在します。購入やリースのように、「使いすぎて想定外のコストが発生した」という心配がありません。

特徴2:総務担当者が1名〜2名の小規模組織

プリンターの管理・トラブル対応・トナー発注をすべて1人で担当している場合、レンタルにすることで業務負担が大幅に軽減されます。故障時も電話1本で代替機が届くため、現場対応に追われることがなくなります。

特徴3:契約更新のタイミングで見直したい

現在のリース契約が満了を迎えるタイミングで、「もっと柔軟な契約にしたい」「コストを明確にしたい」と考えている企業には、レンタルへの切り替えが有効です。

特徴4:スタートアップ・創業期の企業

初期投資を抑えたいスタートアップにとって、審査不要・初期費用0円のレンタルは理想的な選択肢です。事業規模の変化に応じて、台数や機種を柔軟に変更できる点も魅力です。

特徴5:複数拠点があり、統一管理したい

本社・支店・営業所など複数拠点がある企業では、拠点ごとに異なる契約・機種・保守体制になりがちです。レンタルで一元管理することで、コスト削減と管理効率化を同時に実現できます。

フジシステムレンタルの提案力――「丸投げできる」安心感

フジシステムレンタルは、単なるプリンターレンタル業者ではありません。お客様の業務内容・印刷シーン・課題をヒアリングし、最適な機種とプランを提案する「プリンターコンサルタント」としての役割を担っています。

提案力1:業種・用途に応じた最適機種の選定

「どの機種を選べばいいか分からない」という悩みに対し、業種・印刷シーン・月間枚数をもとに最適な機種を提案します。オーバースペックで無駄なコストを払うこともなく、アンダースペックで現場が困ることもありません。

• 士業向け:契約書印刷に最適な高精細モノクロ機
• 製造業向け:図面印刷対応A3高速機
• 営業主体企業向け:カラー資料に強い複合機
• 小売・物流向け:伝票印刷に特化した高耐久機

提案力2:印刷枚数が不明でも診断可能

「正直、月に何枚印刷しているか分からない」という企業でも大丈夫です。業種・従業員数・主な用途を伺うだけで、適切なプランを提案します。導入後も印刷状況を見ながら、プラン変更や機種変更に柔軟に対応します。

提案力3:「問い合わせが減る」ための仕組み

フジシステムレンタルでは、故障しにくい業務用機種を厳選し、定期メンテナンスを実施することで、トラブル発生率を最小限に抑えています。万が一故障した場合も、専任スタッフが迅速に対応し、代替機を手配します。

結果として、総務担当者への問い合わせが激減し、本来業務に集中できる環境が整います。

提案力4:初期費用0円・月額定額のシンプルな料金体系

月額12,800円から、本体料金0円・修理費用0円・トナー費込みの明確な料金設定です。リースのように「カウンター料金が変動して請求額が分からない」という心配がありません。

提案力5:導入から運用まで丸投げOK

プリンター選定・納品・設置・動作確認・トラブル対応・トナー補充・定期メンテナンス――すべてフジシステムレンタルが担当します。総務担当者がやることは、「問い合わせの電話をする」だけです。

導入までの流れ

ステップ1:無料相談・ヒアリング

まずはお問い合わせフォームまたはお電話でご相談ください。以下の情報を簡単にお聞きします。

• 業種・事業内容
• 従業員数・拠点数
• 主な印刷用途(請求書、提案資料、図面など)
• 現在のプリンター環境と課題

印刷枚数が不明でも問題ありません。業種と用途から適切なプランを診断します。

ステップ2:最適機種・プランのご提案

ヒアリング内容をもとに、専任スタッフが最適な機種とプランを提案します。複数の選択肢を提示し、それぞれのメリット・デメリットを分かりやすく説明します。

• 推奨機種(メーカー・型番)
• 月額料金(トナー・保守費込み)
• 契約期間の目安
• サポート体制

ステップ3:見積もり・契約

プラン内容にご納得いただけましたら、正式な見積書を発行します。契約書には、料金・サポート内容・故障時の対応などが明記されているため、安心してご契約いただけます。

審査は不要。最短で翌営業日から利用開始できます。

ステップ4:納品・設置・動作確認

プリンターを納品し、設置・ネットワーク接続・動作確認まで実施します。設置や設定について、ご不明点や不安なことがありましたら、サポート可能ですのでお気軽にお問い合わせください。

操作方法やトラブル時の連絡先も丁寧にご説明します。

ステップ5:運用開始・継続サポート

導入後も、トナー残量の確認や定期メンテナンスを実施します。故障やトラブルが発生した際は、専任スタッフが迅速に対応し、必要に応じて代替機を発送します。

「プリンターのことは全部お任せ」という状態を実現し、総務担当者の負担を最小限にします。

まとめ:印刷枚数が分からなくても、最適なプリンターは見つかる

「自社の印刷枚数を正確に把握していない」という総務担当者は決して少なくありません。しかし、本記事で解説したように、印刷枚数が不明でも、以下の視点で診断すれば最適なプリンターを選定できます。

• 業種・用途:何のために印刷するのか(請求書、提案資料、図面など)
• 印刷シーン:どの業務で使うのか(経理、営業、製造など)
• 故障したら困る度:業務への影響度を基準に機種を選ぶ
• 総務担当者の負担軽減:問い合わせが減る仕組みを重視

さらに、購入・リース・レンタルの比較を通じて、「初期費用0円」「月額定額」「故障時の代替機対応」というレンタルの優位性も明らかになりました。

特に以下のような企業には、プリンターレンタルが最適です。

• 印刷枚数を正確に把握していない
• 総務担当者が1〜2名の小規模組織
• 契約の柔軟性を重視したい
• 初期投資を抑えたいスタートアップ
• 複数拠点を統一管理したい

フジシステムレンタルでは、お客様の業種・用途・課題をしっかりヒアリングした上で、最適な機種とプランを提案します。「どの機種を選べばいいか分からない」「印刷枚数を把握していない」という企業こそ、ぜひ一度ご相談ください。

プリンター選びで迷ったら、まずはプロに相談する――それが、総務担当者の負担を減らし、業務効率を上げる最短ルートです。